2023 est déjà bien entamée et vous n’êtes sans doute pas passé à côté de cette nouvelle tendance que sont les événements digitaux ! En effet, la pandémie de COVID-19 a eu un impact considérable sur la manière dont nous vivons et travaillons. Les entreprises ont dû s’adapter rapidement aux restrictions de distanciation sociale et aux fermetures des locaux.
Ces restrictions les ont poussées à adopter des solutions de travail à distance et, dans la même continuité, ont poussé les entreprises à toujours plus innover pour leurs événements externes qui se font dorénavant, pour la plupart, en ligne.
Webinaires, conférences virtuelles et ateliers en ligne ont pris une importance croissante dans cette nouvelle normalité. Vous aussi, vous souhaitez vous lancer dans l’organisation d’un évènement digital, mais ne savez pas par où commencer ? Pas de panique ! Voici 7 astuces pour réussir son organisation.
1. Définissez votre objectif
Avant de commencer à planifier votre événement, vous devez définir clairement votre objectif. Pour ce faire, voici les questions clés à vous poser :
• Que voulez-vous accomplir avec cet événement ? Faire connaître votre marque/entreprise, mettre en lumière un nouveau service/produit, faire venir des invités prestigieux ou, au contraire, ouvrir la parole au public
• Quel est le public cible ? Est-ce votre audience actuelle ou cherchez-vous à atteindre un nouveau public via cet événement digital ?
• Quel type de contenu sera le plus pertinent pour atteindre vos objectifs ? Mettez-vous à la place de votre audience cible et définissez des persona pertinents pour connaître le type d’événements digitaux auxquels votre public est susceptible de participer. Est-ce un webinaire, une conférence, une interview ? Etc. Les réponses à ces questions vous aideront à planifier efficacement votre événement. N’hésitez pas à vous aider d’événements digitaux ayant déjà eu lieux les années précédentes et analysez : leur format, leur contenu, leurs invités s’il y en a et surtout leur taux de participation.
2. Choisissez la bonne plateforme
Il existe de nombreuses plateformes en ligne pour héberger des événements tels que des webinaires, des conférences et des ateliers. Choisissez une plateforme qui répond au mieux aux besoins de votre événement digital : assurez-vous que celle-ci dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour un événement réussi.
On vous en recommande 3 :
• Zoom : c’est un incontournable ! Et pourtant, il fait parfaitement l’affaire pour un événement digital réussi. Zoom est l’une des plateformes de vidéo et visioconférence les plus populaires pour ce type d’événement. Elle offre des fonctionnalités de base pour l’interaction avec votre public comme des sondages ou des options de prise de parole.
• GoToWebinar : c’est LA plateforme d’organisation de webinaires en ligne. Ses outils d’analyse sont précieux pour la data de votre événement et l’analyse de votre audience. De plus, ses fonctionnalités poussées permettent d’organiser votre événement digital sereinement : enregistrement de conférence, outils marketing pour l’envoi d’e-mails automatiques, etc. GoToWebinar est une solution pratique pour les entreprises qui cherchent à organiser des webinaires interactifs et engageants.
• Hopin : toute nouvelle, Hopin est une plateforme d’événements digitaux toute-en-une permettant de créer des conférences et webinaires interactifs. Elle dispose notamment de fonctionnalités comme des salles de discussion, des présentations en direct ou encore des expositions virtuelles. C’est une excellente option pour des événements à l’audience internationale.
3. Planifiez votre contenu
Planifiez un programme complet pour votre événement. Incluez des sujets intéressants et pertinents pour votre public cible, des conférenciers experts et des intervenants dynamiques. Vous pouvez également inclure des activités interactives pour rendre l’événement plus engageant : des mini-ateliers ou tables d’échange, des groupes de rencontre ou des sessions questions-réponses.
4. Promouvez votre événement
Pour que votre événement digital soit un succès, vous devez en faire la promotion. Mais comme son organisation, la promotion de votre événement est un point clé pour sa réussite.
Utilisez les réseaux sociaux efficacement, les mails avec parcimonie, les annonces publicitaires en ligne, etc. pour informer les gens de votre événement digital.
La seconde option est également de vous rendre visible sur des plates-formes de marketing d’événements pour maximiser votre portée. Nous vous recommandons notamment Eventbrite, billetterie en ligne incontournable qui vous permet de suivre votre vente de billets et d’analyser votre taux de conversion. MeetUp est aussi une plateforme intéressante : sous forme de groupes d’intérêts, chaque organisateur peut créer et promouvoir un événement digital auprès d’un public ciblé.
Enfin, moins connue, mais toujours intéressante à exploiter, la plateforme LinkedIn Events est gratuite pour les professionnels. Les organisateurs peuvent promouvoir leur page d’événement sur LinkedIn.
5. Testez votre événement !
Équipements, fonctionnalités, connexion internet… Un bug est si vite arrivé ! Assurez-vous de tester tout votre équipement dans une répétition générale avant la date de votre événement digital. Profitez-en pour faire des ajustements si nécessaire. Ce test vous permettra d’ailleurs d’être plus serein lors du lancement.
6. Et l’après ?
Il n’y a jamais réellement de fin à votre événement digital. Au contraire ! Après votre événement, suivez les commentaires et retours de votre public afin de comprendre ce qui a fonctionné ou, au contraire, ce qui doit être amélioré. Utilisez ces précieuses informations pour améliorer votre prochain événement digital et vous assurer de son succès !
Organiser et assurer le succès d’un événement digital peut sembler être une tâche intimidante, mais avec une bonne planification et un suivi du projet, cette expérience sera aussi positive pour votre entreprise que pour votre e-réputation. Alors, il ne vous reste plus qu’une chose à faire… Lancez-vous !
